Unter DMS werden sowohl Archivsysteme als auch solche Systeme verstanden, die Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus – also von der Erstellung, der gemeinschaftlichen Bearbeitung im Team, über die revisionssichere Archivierung und bis hin zur Löschung (nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, sofern eine solche einzuhalten ist) – verwalten können.
Dokumentenmanagement ist aber kein ein eigenständiges System, sondern vielmehr eine Kernfunktion eines Enterprise-Content-Management-Systems. Dabei unterstützt und vereinfacht DMS unternehmensweite Arbeitsvorgänge und -prozesse, die Dokumente unterschiedlichsten Formats beinhalten.
Typische Funktionen, wie z.B. Versionierung, Check-in/Check-out oder Metadatenverwaltung, ermöglichen die kontextbezogene Erstellung, Verwaltung, kollaborative (parallele) Bearbeitung sowie die umfassende und zielgerichtete Suche nach „lebenden“ Dokumenten im gesamten Unternehmen. Als Bestandteil eines modernen ECM-Systems begleitet das Dokumentenmanagement den kompletten Lebenszyklus eines Dokumentes.
