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Am Freitag den 13.03.2020 zeichnete es sich bereits ab, dass in Österreich aufgrund der Corona Pandemie ähnliche Maßnahmen wie in China zu erwarten waren. Ich organisierte alle notwendigen Maßnahmen, um mein Team, bestehend aus drei Consultants und sieben Developern, ab Montag remote von zu Hause aus arbeitsfähig zu halten. Auch mit meinem Kunden arrangierte ich Maßnahmen für die kontinuierliche Weiterarbeit in unserem gemeinsamen Projekt; sowohl mit den Kolleginnen und Kollegen aus der IT als auch mit jenen der einzelnen Fachbereiche. Aus meiner Sicht war die Organisation der nachfolgend beschriebenen Maßnahmen essentiell wichtig, um einerseits ungehindert mit demselben Tempo weiter an den offenen Dingen arbeiten zu können und andererseits auch, um einem eventuell nach einiger Zeit möglichen „Schlendrian“ von vorne herein keine Chance zu geben. Die regelmäßigen Termine zur gleichen Zeit schaffen einen strukturierten Alltag und eine Verbindlichkeit, sich nach wie vor am Morgen zu duschen und in „Schale“ zu werfen - ein ganz normaler Arbeitstag eben.

Um zu gewährleisten, dass stets das gesamte Projektteam über den aktuellen Stand der Dinge informiert ist, wird täglich ein 30-minütiges Daily per Videocall abgehalten. Hier werden die Ergebnisse jedes Einzelnen vom Vortag bekannt gegeben sowie die Tätigkeiten des aktuellen Tages für jeden Einzelnen vergeben und besprochen. Dies gewährleistet einen einheitlichen Informationsstand zwischen allen Mitarbeitenden und verhindert Leerzeiten bei einzelnen Personen. Während des Videocalls teile ich zusätzlich meinen Screen, damit alle das Issue-Board (vgl. Kanban-Board) mit den gerade besprochenen Tickets sieht.

Meine Tipps: Dauer 15 bis 30 Minuten, unbedingt Kalendereinträge versenden, um eine Verbindlichkeit zu schaffen und auf eine Führung während des gesamten Calls achten (Reihenfolge, niemanden vergessen, jeden aussprechen lassen, Fragen zulassen), alle Teammitglieder sind eingeladen

Weiter gibt es jeden Montag und Freitag eine fix vereinbarte Abstimmung per Videocall zwischen den Consultants und dem Fachbereich, in dem ebenfalls die Ergebnisse der vergangenen Woche sowie die Pläne für die kommende Woche besprochen werden. Hier teile ich auch meinen Screen, damit wir gemeinsam über die Tickets schauen und besprechen, welche zur Abnahme freigegeben wurden und welche in der kommenden Woche von meinem Team bearbeitet werden. Dies hilft auch, die vorhandene Transparenz gegenüber dem Fachbereich zu behalten und den wöchentlichen Fortschritt zu zeigen.

Meine Tipps: Dauer 1 Stunde, unbedingt Kalendereinträge versenden und eine Agenda (welche Tickets werden besprochen) bereitstellen. Eingeladen wird der gesamte Fachbereich, alle Consultants und ein (Lead-)Entwickler.

Damit die Aufgaben zwischen uns und unserem Kunden bestmöglich abgestimmt sind, habe ich hierfür jeden Dienstag und Donnerstag einen Videocall mit meinen Entwicklern (jeweils ein Entwickler pro Disziplin: Frontend, Backend, Process Engine) sowie den Kollegen der IT meines Kunden. Hier wird besprochen, wer wem was zuliefert und wer wovon abhängig ist. Somit werden Wartezeiten untereinander minimiert und die organisationsübergreifende Zusammenarbeit gestützt.

Meine Tipps: Dauer 30 Minuten, unbedingt Kalendereinträge versenden, eingeladen werden die Teamleads beider Teams, einzelne Entwickler kommen bei Bedarf dazu.

Um auch mit meinem Projektauftraggeber in regelmäßigem Kontakt zu sein, habe ich jeden Freitag einen kurzen Statuscall mit dem IT-Leiter meines Kunden. Hier berichte ich kurz und bündig die erreichten Ziele und spreche über vorhandene Probleme sowie deren Lösungsvorschläge.

Mein Tipp: Dauer 5-10 Minuten, per Telefon zu zweit, Agenda ist nicht notwendig. Jedoch sende ich nach dem Telefonat immer ein kurzes Mail mit den besprochenen Punkten und verlinke zu den dokumentierten Ergebnissen (abgeschlossene Tickets in den Boards, Burndown Charts).

In der eigenen Organisation schaffe ich mit einem wöchentlich stattfindenden Call mit meinem Vorgesetzten Transparenz und informiere über die Arbeiten der vergangenen Woche. So ist auch mein Vorgesetzter stets am Laufenden und kann die erhaltenen Informationen (Erreichtes und Bevorstehendes) in seine Planung einfließen lassen, um auch unser Unternehmen sicher in der Krise zu managen.

Mein Tipp: Dauer 15 Minuten, per Telefon; mein Vorgesetzter erhält das Statusmail an den Projektauftraggeber in CC. Der Call mit ihm findet immer zeitnah nach Versand dieses Mails statt, sodass er „mitlesen“ kann.

Auch wenn die Arbeit im Homeoffice anstrengend ist - wir sitzen immerhin alle 8-9 Stunden ungestört vor unseren Monitoren und arbeiten gemeinsam intensiv an den einzelnen Tasks - empfinde ich es als essentiell, sich darüber hinaus auch noch “privat“ und ohne Arbeitskontext virtuell zu treffen. Daher habe ich in unserem digitalen Workspace einen offenen Afterwork Termin erstellt, der täglich zur gleichen Zeit startet. Wer will darf kommen, alles ist erlaubt - nichts verboten. Es sind nicht immer alle da, trotzdem ist es wichtig, die aktuell nicht vorhandenen gemeinsamen, Kaffeepausen nachzuholen. Manchmal plaudern wir nur, manchmal trinken wir gemeinsam ein Bier oder ein Glas Wein und manchmal zeigt uns auch eine Kollegin ihre vierbeinigen Mitbewohner oder ihr zu Hause. Ganz ungezwungen, eben wie in der Kaffeeküche.

Mein Tipp: Dauer 30 Minuten, solange es dauert, dauert es; offene Termineinladung mit der Möglichkeit zur Einwahl per Video, unbedingt alle bitten, diese Einladung zu teilen, auch über die Projektteamgrenzen in der Organisation hinaus - jeder kann, niemand muss.

Das waren also die Erfahrungen der ersten drei Wochen als IT-Projektleiter von 100% zu Hause. Ich hoffe, das Lesen hat euch Spaß gemacht und ihr konntet ein bisschen was für euch mitnehmen. Ich wünsche euch jedenfalls gutes Gelingen und viel Erfolg in den kommenden Wochen.

Mein Dank gilt all meinen Kolleginnen und Kollegen, die die Situation so toll mit mir meistern, meinem Unternehmen, das uns die Möglichkeit dazu gibt, und meinem Kunden, der die Situation ebenfalls mit Bravour meistert.

Euer Mario

stay hungry. stay foolish. stay healthy.

Autor: Mario Sparrer

Mario Sparrer ist Senior Consultant und Projektleiter bei adesso Austria und setzt seit mehr als 15 Jahren Projekte zur Digitalisierung in verschiedenen Branchen um. Der zertifizierte Projektmanager und Scrum Master unterstützt seit vielen Jahren die Nachwuchsförderung von pma durch Workshops für die pma young crew und Assessments beim jährlichen pma junior award.

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