Eventportale mit Dynamics 365 Customer Insights – Journeys

Wann ist ein Event erfolgreich?

Erinnert ihr euch noch an das letzte Event, das ihr besucht habt – was hat euch begeistert, was hat gefehlt? Ob ein Event seine Teilnehmenden wirklich überzeugt, hängt von vielen Faktoren ab: Relevante Inhalte, reibungslose Abläufe, individuelle Betreuung – und nicht zuletzt von der digitalen Nutzererfahrung.

Unternehmen sollten sich dieser Faktoren bewusst sein, da Events wichtige strategische Funktionen erfüllen:

• Leadgenerierung und Markenpositionierung im Rahmen von Marketingkampagnen
• Vertriebsunterstützung durch Webinare, Produktvorstellungen oder Informationsveranstaltungen für potenzielle Kunden
• Direkte Umsatzgenerierung durch kostenpflichtige Veranstaltungen wie Schulungen, Seminare oder Zertifizierungen
• Marktpräsenz und Kundenbindung bei Konferenzen, Messen oder internen Events

Die Erwartungen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer steigen dabei stetig: Komfort, Personalisierung und Selbstverwaltung stehen heute an erster Stelle. Digitale Self-Service-Möglichkeiten – wie das eigenständige Verwalten von Anmeldungen, die Auswahl von Sessions oder das Ändern persönlicher Daten – sind längst kein „Nice-to-have“ mehr, sondern werden von den Kunden vorausgesetzt.

Ohne durchdachte digitale Begleitung können selbst hochkarätige Inhalte schnell an Wirkung verlieren – insbesondere in einer hybriden Welt, in der physische und digitale Erlebnisse nahtlos ineinandergreifen müssen.

Typische Use Cases für Eventportale

Moderne Eventportale mit Dynamics 365 Customer Insights – Journeys unterstützen die gesamte Event-Journey und sorgen für Komfort, Transparenz und Self-Service. Typische Use Cases sind:

• Eventübersicht und Suche: Filterbare Eventlisten nach Thema, Format oder Datum erleichtern die Orientierung.
• Dynamische Anmeldung: Formulare passen sich basierend auf Nutzerattributen automatisch an.
• Self-Service für Teilnehmende: An- und Abmeldungen, Sessionauswahl oder Datenänderungen sind jederzeit im Nutzerkonto möglich.
• Wartelistenfunktion: Automatische Nachrückerlogik bei ausgebuchten Veranstaltungen.
• Login und Nutzerkonto: Wiederverwendbare Nutzerprofile für Folgeevents und zentrale Übersicht über Eventanmeldungen.
• Dokumentenzugriff: Download von Präsentationen, Teilnahmebestätigungen oder Materialien nach dem Event.

Mit diesen Funktionen werden Eventportale zu leistungsfähigen Schnittstellen zwischen Unternehmen und Teilnehmenden – effizient, nutzerfreundlich und durchgängig digital.

Drei Varianten für Eventportale im Vergleich

1. Registrierungsformulare

Die einfachste Variante sind die in Dynamics 365 Customer Insights – Journeys integrierten Registrierungsformulare. Die Formulare können schnell und einfach per Drag&Drop Designer direkt in Dynamics 365 erstellt werden. Üblicherweise werden die Formulare dann in die Website des Unternehmens eingebunden. Dies geschieht per Skript, welches in Dynamics 365 CI – Journeys auf Knopfdruck generiert und ins Content Management System (CMS) des Unternehmens eingebunden wird. Die Erstellung der Formulare kann so komplett durch die Fachabteilung ohne Zuarbeit der IT-Abteilung erfolgen.

Vorteile:

• Schnelle Umsetzung
• Bestehendes Websitedesign kann verwendet werden, sofern die Registrierungsformulare per Skript ins CMS integriert werden
• Geringer Implementierungsaufwand

Nachteile:

• Kein Teilnehmer-Login
• Keine Pflege von persönlichen Daten im Nutzerkonto
• Keine Eventübersicht oder Dokumentenverwaltung für den Teilnehmenden
• Keine nachträgliche Einsicht der Anmeldungen durch den Teilnehmenden möglich

Registrierungsformulare bieten also eine gute Möglichkeit Eventanmeldungen schnell und einfach zu ermöglichen - vor allem, wenn keine umfassenden Self-Service Funktionalitäten benötigt werden.

2. Out-of-the-Box Eventportal mit Power Pages

Eine andere Möglichkeit ist das vorkonfigurierte Eventportal von Dynamics 365 Customer Insights – Journeys. Es basiert auf Power Pages und umfasst eine Eventübersicht mit Suchfunktion, integriertem Login sowie einfache Self-Service-Optionen für Teilnehmende: Anmelden, Abmelden, bestehende Events einsehen und Kontaktdaten ändern.

Vorteile:

• Schnelle Einrichtung mit diversen Self-Service Funktionen
• Wenig Customizing nötig
• Gute Balance aus Funktionalität und Aufwand

Nachteile:

• Eingeschränkte Anpassbarkeit des Layouts
• Keine volle Kontrolle über die Seitenstruktur
• Weniger geeignet für komplexe, individuelle Anforderungen
• Erfordert Know-how in Power Pages
• Lizenzkosten für Power Pages

Das Out-Of-The-Box-Portal ist also ideal für Unternehmen, die mehr als einfache Event-Anmeldungen benötigen. Es lässt sich schnell einrichten und eignet sich besonders für standardisierte Events mit einheitlichen An- und Abmeldeprozessen.

3. Custom Portal mit Power Pages

Wenn die Anforderungen an das Eventportal sehr individuell sind und der Prozess nicht über alle Events standardisiert ist, hat man die Option, ein individuelles Portal in Power Pages aufzubauen.

Vorteile:

• Maximale Flexibilität und Designfreiheit
• Komplexe Logik und dynamische Inhalte möglich
• Nahtlose User Experience

Nachteile:

• Erhöhter Implementierungsaufwand
• Erfordert Know-how in Power Pages und Webentwicklung
• Lizenzkosten für Power Pages

Im Vergleich zu den vorherigen Optionen, bietet diese die größten Anpassungsmöglichkeiten. Dem gegenüber steht der erhöhte Implementierungsaufwand. Ein individuelles Eventportal in Power Pages eignet sich daher vor allem für Unternehmen, die hohe Anforderungen an die Self-Service Möglichkeiten des Portals und einen hohen Individualisierungsbedarf haben.

Fazit: Drei Varianten für die effiziente Umsetzung von Eventportalen

Zusammengefasst können wir feststellen, dass Eventportale in Dynamics 365 in verschiedenen Varianten umgesetzt werden können. Welche Variante für euer Unternehmen die Richtige ist, hängt stark davon ab, wie viel Individualität, Self-Service und Designfreiheit benötigt wird:

• Registrierungsformulare: Für schnelle Lösungen ohne umfassende Self-Service Funktionen
• Out-Of-The-Box Eventportal: Für standardnahe Portalanforderungen
• Custom Portal mit Power Pages: Für hohe Ansprüche und individuelle Portalanforderungen

adesso begleitet euch ganzheitlich auf dem Weg zu eurem optimalen Eventerlebnis

Auswahl und Implementierung einer Eventlösung ist weit mehr als nur eine technische Entscheidung – sie beeinflusst die gesamte Customer Journey, eure internen Abläufe und letztlich den Erfolg einer jeden Veranstaltung. adesso hilft euch dabei, die richtige Entscheidung für euer Eventerlebnis zu treffen.

Wir analysieren gemeinsam mit euch die Anforderungen und Rahmenbedingungen, identifizieren relevante Use Cases und schaffen eine tragfähige Entscheidungsgrundlage. Doch damit hört unsere Unterstützung nicht auf: Von der Konzeption über die Systemauswahl und -integration bis hin zum Livebetrieb begleiten wir euch durch alle Phasen des Projekts – strukturiert, technologieoffen und mit einem klaren Blick auf den Mehrwert für euer Unternehmen und eure Teilnehmenden. So entsteht ein Eventerlebnis, das sowohl fachlich überzeugt als auch technisch funktioniert.