Fünf Tipps für Führungskräfte und Mitarbeitende – So meistert ihr die Beziehung zu euren Teammitgliedern auf Distanz

2020 war das Jahr der Veränderungen. Mit Ausbreitung des Coronavirus hat sich unsere Arbeitswelt schlagartig verändert. Arbeiten aus dem Homeoffice wurde zur neuen Normalität für viele Menschen. Virtuelle Zusammenarbeit statt gemeinsamer Anwesenheit erforderte ein Umdenken der Kommunikation und Herangehensweisen sowohl im Projekt als auch im Team.

Bevor wir zu den Tipps kommen, schauen wir, was Führung auf Distanz eigentlich ist. Führung im Allgemeinen bezeichnet einen Interaktionsprozess, bei dem Führungskräfte ihre Mitarbeitenden durch positive Beeinflussung zur bestmöglichen Zielerreichung führen. Eine solche Zielerreichung kann durch die Einnahme einer Machtposition, mithilfe von Motivation oder einer Kombination beider Ansätze erreicht werden. Distanz kann auf verschiedene Weisen vorliegen. In diesem Fall geht es jedoch um die räumliche Distanz, also die Entfernung zwischen Kolleginnen und Kollegen, die von verschiedenen Orten, wie ihrem Zuhause, arbeiten.

Um die Fragen, wie wir auf Distanz gut kommunizieren und erfolgreich zusammenarbeiten können, habe ich im Rahmen meiner Masterarbeit eine Umfrage in verschiedenen Lines of Business und Bereichen bei adesso durchgeführt und möchte euch nun fünf Tipps hierzu mit auf den Weg geben:

Tipp 1: Kommuniziert offen und ehrlich miteinander

Schon lange nicht mehr war eine transparente Kommunikation so wichtig wie jetzt. Denn über kurze Gespräche via Videokonferenz ist die Gefühlslage des virtuell gegenübersitzenden Mitarbeitenden erschwert einzuschätzen und kann ein Gefühl von Hilflosigkeit sowie Überflüssigkeit hervorrufen. Mit einer offenen, ehrlichen Kommunikation, in der jeder Mitarbeitende Ideen, Empfinden und Feedback äußern kann, sorgen wir gemeinsam dafür, dass das Gefühl von #oneadesso bestehen bleibt und alle sich wohl fühlen.

Um als Führungskraft das Empfinden der Mitarbeitenden (noch) besser einschätzen zu können und das Teamgefühl zu stärken, empfiehlt es sich, Dailys oder Weeklys zu organisieren. Hier können alle Beteiligten, einschließlich der Führungskraft, darüber sprechen, wie es ihnen geht, welche Aufgaben vor ihnen liegen, ob Schwierigkeiten/Erkenntnisse aufgetreten sind oder ob es Ideen, Pläne und Neuigkeiten gibt. Wichtig ist: Die Mitarbeiterin beziehungsweise der Mitarbeiter steht im Vordergrund. Hier ist es ratsam, wenn möglich, regelmäßige kürzere Meetings zu planen anstatt lange Termine mit größeren Abständen.

Tipp 2: Schafft eine einheitliche Organisationsstruktur

Mal schnell rüber in das Büro des anderen laufen und nach dem aktuellen Stand von Arbeitsprozessen fragen – das funktioniert in Zeiten von Homeoffice nur bedingt. Eine einheitliche Art der Rückmeldung für Arbeitsergebnisse oder -prozesse schafft Ordnung, Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Hierbei kann eine Excel-Liste, eine Sharepoint-Seite oder ein separates Team (in MS-Teams) weiterhelfen. Zudem können hier auch Dateien hochgeladen, verlinkt und Zugriffsrechte verwaltet werden. So kann der Stand jederzeit, auch bei Abwesenheiten, abgerufen werden oder der Prozess von einer anderen Mitarbeiterin oder einem anderen Mitarbeiter kurzfristig übernommen werden. Außerdem unterstützt eine einheitliche Struktur eurer Dailys und Weeklys, sowohl im Team als auch in Einzelgesprächen, bei der Weiterentwicklung eines jeden Teammitglieds. Haltet an einem festgelegten Ort eure Ergebnisse fest und pflegt diese kontinuierlich.

Eine einheitliche Organisationsstruktur kann bei der persönlichen Weiterentwicklung der Mitarbeitenden weiterhelfen. Das Einholen und Geben von Feedback wird gesammelt festgehalten, sodass hieran weitergearbeitet werden kann. So ermöglicht ihr eine zielgerichtete Unterstützung und Weiterentwicklung eures Teams.

Tipp 3: Schafft ein Umfeld der Wertschätzung und des Vertrauens

Vertrauen und Wertschätzung sind der Grundstein jeder funktionierenden Beziehung. Auch zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden oder zwischen Mitarbeitenden untereinander. Durch mangelnden Kontakt oder fehlenden Austausch kann dieser Grundstein durch die Distanz brüchig werden und das One-Gefühl schwinden. Demotivation und Arbeitsminderung sind die Folge. Um diesem vorzubeugen, ist es wichtig, dass ihr euch für eure Kolleginnen und Kollegen Zeit nehmt, ihnen zuhört und unter die Arme greift. Organisiert regelmäßig Teamevents, ob in Präsenz oder virtuell. So schafft ihr Nähe, stärkt das Team- und Zugehörigkeitsgefühl, schafft eine vertrauensvolle und wertschätzende Atmosphäre und habt zudem auch noch jede Menge Spaß! In Kombination mit den Dailys oder Weeklys (Tipp 1) wird dieser Grundstein gefestigt und schafft, auch über Distanz, Verbundenheit.

Tipp 4: Schafft virtuelle Nähe in Zeiten der Distanz

Ein kleiner Plausch zwischen den Türen, eine spontane Verabredung zum Mittagessen oder Afterwork-Treffen sind die Momente im Berufsleben, die uns kurzfristig den Arbeitsalltag vergessen lassen und dafür sorgen, dass wir uns akzeptiert und wohl fühlen. Es entsteht zwischenmenschliche Nähe: das Team- und Zugehörigkeitsgefühl. Wann hattet ihr das letzte Mal eine spontane Verabredung mit einer Kollegin oder einem Kollegen? Die Pandemie stellt uns auch hier vor eine Herausforderung. Doch jeder Mitarbeitender im Unternehmen, sei es Führungskraft oder Mitarbeitender, kann dazu beitragen, dass die Nähe auch virtuell bestehen bleibt. Ein regelmäßiger Austausch, sowohl geplant als auch spontan, signalisiert Interesse und stärkt die Verbundenheit. Eine eingeschaltete Kamera suggeriert Offenheit und Nähe. „Geht“ auf Kolleginnen und Kollegen zu und bezieht sie regelmäßig ein. So tragt auch ihr dazu bei, dass sich alle trotz der Distanz nah fühlen.

Tipp 5: einer für alle – alle für einen

Teamgeist, Unterstützung und Zusammenhalt sind drei der wichtigsten Bausteine eines erfolgreichen Teams. Durch die Distanz kann es leicht zu Missverständnissen oder Ausgrenzungen kommen, denn durch das Homeoffice kommt oftmals das Zwischenmenschliche zu kurz. Seid füreinander da, unterstützt euch jederzeit und motiviert euch gegenseitig. So ist sichergestellt, dass sich jede und jeder Mitarbeitende auch als das fühlt, was sie oder er ist: ein wichtiger Teil.