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Menschen von oben fotografiert, die an einem Tisch sitzen.

Der Begriff Robotic Process Automation – also robotergestützte Prozessautomatisierung – bekommt in der Business-Welt eine immer stärkere Bedeutung. Die Technologie dahinter hilft durch den Einsatz von sogenannten Softwarerobotern, manuelle, repetitive, zeitintensive sowie fehleranfällige Tätigkeiten in Unternehmen zu automatisieren. Das steigert die Wertschöpfung und erlaubt die Fokussierung auf das Kerngeschäft.

Wie schon im ersten Teil unseres Blog-Beitrags gilt auch hier abermals die Devise: Low Code statt more code. Anstatt auf aufwendige Entwicklungen angewiesen zu sein, ermöglicht der Einsatz von RPA-Software den Usern Automatisierungen selbstständig zu entwickeln und Workflows mit Hilfe von Drag-and-Drop-Funktionen auf visuelle Art und Weise zu verwalten – ohne tiefer gehendes Programmierwissen.

Um die Möglichkeiten der Automatisierung von Geschäftsprozessen zu erweitern, beispielsweise um unstrukturierte Daten effektiver zu verarbeiten, lässt sich RPA auch mit intelligenten KI-Funktionen (maschinellen Lern- und Analysefähigkeiten sowie mit kognitiven Technologien wie Bilderkennung, Verarbeitung natürlicher Sprache) kombinieren.

Wir sprechen hierbei von intelligenter Prozessautomatisierung. Also der Erweiterung der Fähigkeiten von RPA durch den Einsatz von KI oder anderen verwandten Technologien in einer Low Code-Entwicklungsumgebung.

Intelligente Prozessautomatisierung

Intelligente Automatisierung ist eine Kombination aus Technologien des RPA-Spektrums und der Künstlichen Intelligenz (KI), die zusammen eine schnelle End-to-End-Workflowautomatisierung ermöglichen.

Durch den Einsatz von KI und Low Code ist es möglich die Fähigkeiten von RPA zu erweitern und intelligente Anwendungen zu entwickeln. Der Hauptvorteil ergibt sich aus unserer Sicht dadurch, dass sich Geschäftsprozesse – egal ob einfach oder komplex – durch die Kombination schnell und kostengünstig automatisieren lassen.

Für welche Herausforderung ist intelligente Prozessautomatisierung besonders geeignet?

Trotz der vielfach betonten digitalen Transformation existiert die manuelle papierbasierte Arbeit beim Kunden oftmals weiterhin. Um Medienbrüche zu überbrücken, werden Daten händisch in Excels übertragen oder Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengeführt.

Manuelle Dokumentenverarbeitung bedeutet, dass jedes Dokument durchgesehen wird, die Felder überprüft und Informationen analysiert werden müssen und eine Entscheidung getroffen werden muss. Diese Prozesse sind langsam und ineffizient.

Das Problem ist nicht nur die Geschwindigkeit. Auch Ressourcen, die für strategischere oder geschäftswirksamere Projekte eingesetzt werden könnten, werden gebunden, was zu hohen Opportunitätskosten führt.

Ebenso werden Fehler gemacht, die potenziell zu falschen Geschäftsentscheidungen oder sogar – denken wir nur an Zahlendreher – hohen Folgekosten führen können.

Intelligente Prozessautomatisierung unterstützt dabei, diese Risiken zu minimieren, denn ein Softwareroboter arbeitet zu 100 Prozent fehlerfrei, 24/7 und ohne müde zu werden. Laut UiPath.com berichten Unternehmen, die bereits Lösungen verwirklicht haben, von

  • 1. einem bis zu 52 Prozent verringerten Fehlerrisiko,
  • 2. einer Kostensenkung bis zu 35 Prozent bei manuellen Prozessen (zum Beispiel in der Dokumentenverarbeitung) und
  • 3. einer Reduktion der Prozesszykluszeiten bis zu 85 Prozent.

Auch in diesem Beitrag möchten wir euch die Vorteile der intelligenten Prozessautomatisierung zeigen, und zwar durch einen einfachen Use Case, den wir in kurzer Zeit entwickelt haben.

Use Case – Automatisierte Verbuchung von Rechnungen in SAP mit UiPath

Unser potenzieller Kunde erhält eine Vielzahl monatlicher Rechnungen, die in verschiedenen Formaten und Entwürfen vorliegen und muss diese in seinen Systemen verbuchen.

Die Menge an Rechnungen ist eine Herausforderung. Aber noch schlimmer sind die manuellen und arbeitsintensiven Schritte, die zur Bearbeitung jeder Rechnung erforderlich sind. Der Mitarbeitende muss einzelne E-Mails mit angehängten Rechnungen öffnen, im SAP die ID eines Lieferanten finden und die Daten manuell aus der Rechnung extrahieren, um sie schlussendlich in SAP einzugeben und zu verbuchen. Nach dem Automatisierungsmotto „hohes Potenzial“ und „geringe Komplexität“ kann dieser oder ein ähnlicher Workflow als idealer Einstiegspunkt in die Welt der intelligenten Prozessautomatisierung dienen.

Für die Prozessautomatisierung setzen wir in diesem Fall die Low-Code-RPA-Plattform UiPath und das UiPath KI-Framework Document Understanding zur smarten Dokumentenverarbeitung ein.

Für ein Unternehmen ergeben sich durch Einsatz von RPA, Low Code und KI so Transformationsgewinne an mehreren Fronten:

  • Reduzierung von Prozessdurchlaufzeiten – die durchschnittliche Bearbeitungszeit der Dokumentenverarbeitung sinkt von fünf Minuten auf weniger als eine Minute
  • Hohe Automatisierungseffizienz bei einer niedrigen Fehlerquote und damit einer verbesserten Verarbeitungsqualität
  • Beschleunigung des Return On Investment
  • Reduktion der Entwicklungszeit – die gesamte Lösungsentwicklung dauert weniger als eine Woche
  • Keine Investitionen bei der Entwicklung von KI-Modellen wegen vorgefertigter Document-Understanding-KI-Komponenten
  • Der Lieferant kann die Rechnungen als Anhang in E-Mails schicken oder die Rechnungen können direkt in einem Ordner gespeichert werden. Es gibt mehrere mögliche Szenarien für die Rechnungslieferung. Die Rechnungen selbst können in unterschiedlichen Layouts und Formaten vorliegen. Dazu zählen handschriftlich Vermerke, Unterschriften oder Kontrollkästchen, unterschiedliche Dateiformate wie PDF, PNG, GIF, JPEG, TIFF, BMP, etc., schräge oder gedrehte, nicht zusammenhängende oder niedrig aufgelöste gescannte Dokumente. Der Roboter besitzt die richtigen Tools zur Verarbeitung.
  • Der Roboter überprüft E-Mails oder Ordner (in unserem Fall E-Mails) auf neue Rechnungseingänge und extrahiert die Rechnungen.
  • Mit Hilfe der UiPath-Komponente Document Understanding extrahiert der Roboter die benötigten Daten jeder einzelnen Rechnung, wie zum Beispiel Rechnungsdatum, -nummer oder -summe, aber auch Daten aus Tabellen (etwa Mengen oder Beträge).
  • Der Roboter führt dann durch den individuell gestaltbaren Validierungsprozess. Im Fall von Ungenauigkeiten, niedrigen Vertrauenswerten oder Ausnahmen kann der Mitarbeitende die Daten validieren und wenn notwendig, bearbeiten.
  • Basierend auf den menschlichen Korrekturen können die KI-Modelle für Document Understanding neu trainiert werden (je mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Daten bearbeiten, desto effektiver werden die Modelle). So wird die Genauigkeit der Ausgabe im Laufe der Zeit verbessert.
  • Validierte Rechnungsdaten werden in eine Arbeitswarteschlange gestellt und dann in weiterer Folge direkt vom Roboter in SAP verbucht.
  • Rechnungen, die die Validierung nicht bestanden haben, werden dem Mitarbeitenden zur manuellen Verarbeitung übermittelt.
Key-Facts zur Entwicklung
  • Die Vorteile dieser Lösung basieren auf einer Integration von RPA, Low Code-Lösung und KI-Einsatz
  • UiPath ermöglicht diese Entwicklung in nur wenigen Tagen – unter anderem durch Drag-and-Drop-Möglichkeiten zur Einbindung der wesentlichen Funktionen
  • Die Document-Understanding-Komponente nutzt die Out-of-the-box-KI-Lösungen mit vortrainierten Modellen für maschinelles Lernen

Der oben gezeigte Use Case zur Verbuchung von Rechnungen mit SAP zeigt nur eine der umfangreichen Möglichkeiten die eine intelligente Prozessautomatisierung bietet. Dieselbe Lösung können wir auf verschiedene Dokumenttypen übertragen und in unterschiedlichste Systeme (beispielsweise ERP, CRM oder CMS) integrieren. Das erreichen wir durch die direkte Ansprechbarkeit der UI-Elemente.

Fazit

Das vorgestellte Beispiel zeigt klar, dass intelligente Prozessautomatisierung – basierend auf Low Code und KI – die Möglichkeiten der Workflow-Automatisierung deutlich über die herkömmlichen Einsatzgebiete von RPA erweitern.Durch die Einführung von einer intelligenten Prozessautomatisierung können Unternehmen diese Technologiekombination gewinnbringend einsetzen und nachhaltige Wettbewerbsvorteile erzielen.Unsere Vision ist die Begleitung unserer Kundinnen und Kunden von der ersten Evaluierung über die Umsetzung bis zur Skalierung innerhalb des Unternehmens. UiPath ist eine weitere Technologie, die uns dabei hilft.

Falls ihr Fragen oder weiteres Interesse an den Themen Low Code, KI, RPA und/oder intelligente Prozessautomatisierung habt, sprecht uns gerne an.

Weitere Teile dieser Reihe

Picture Dr. Zeljko Dzunic & Matthias Proschinger

Autor Dr. Zeljko Dzunic & Matthias Proschinger

Dr. Zeljko Dzunic ist Senior Consultant bei adesso Austria. Sein Beratungsschwerpunkt liegt auf der Promotion, Unterstützung und Entwicklung von den KI-Anwendungen in verschiedenen Bereichen und KI-basierten intelligenten Low Code-Lösungen. Darüber hinaus beschäftigt er sich mit dem KI-Einsatz in Robotic Process Automation.

Matthias Proschinger ist Associate Consultant bei adesso Austria. Sein Arbeitsschwerpunkt liegt auf dem Thema Low Code und Prozessautomatisierung. In den letzten Jahren sammelte er einschlägige Erfahrung im Finanzdienstleistungsbereich und verfasste seine Master-Arbeit zum Thema KI- Vorhersagen zum Erfolg von Studierenden.

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