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Menschen von oben fotografiert, die an einem Tisch sitzen.

Die Umstellung auf mobiles Arbeiten durch die Corona-Pandemie war für viele Unternehmen ein weiterer Weckruf, mehr in die Digitalisierung zu investieren. Binnen weniger Tage mussten digitale Lösungen geschaffen beziehungsweise erweitert werden. Viele manuelle Prozesse mussten überdacht und in kürzester Zeit auf digital umgestellt werden. Dabei lässt sich festhalten, dass Digitalisierung viel mehr ist, als beispielsweise Rechnungen als PDF zu erhalten. Eine vollständige Integration aller Unternehmensabläufe in wenige zentrale Systeme erfordert häufig sehr hohe Investitionen und ist selten kurzfristig realisierbar.

Die branchenübliche Lösung an dieser Stelle wäre die Implementierung einer klassischen Schnittstelle zu den verschiedenen Systemen, um einen automatischen Datenaustausch zu ermöglichen. Schnittstellen benötigen jedoch häufig eine detaillierte Kenntnis über die Systemabläufe und Anpassungen auf Programmebene. Insbesondere bei einer gewachsenen Systemlandschaft wird die Realisierung solcher Schnittstellen häufig auf Grund lückenhafter Dokumentation und fehlender Expertise erschwert. Als Konsequenz daraus wird meistens getreu dem Motto „Never change a running system“ weitergearbeitet. Die Folge ist, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter häufig Stunden damit verbringen, Systembefriedigung zu betreiben und Daten zu kopieren.

Hier kommt Robotic Process Automation ins Spiel

Eine mögliche Lösung für dieses Dilemma ist Robotic Process Automation (kurz: RPA). Viele unserer Kunden setzen vermehrt auf RPA, um Abläufe zu automatisieren und bestehende Systeme miteinander zu verbinden. RPA ist eine Technik, die Systeme auf Anwenderebene bedienen kann und daher keine oder nur minimale Systemanpassungen erfordert. Wie mit Duct Tape kann so innerhalb kürzester Zeit eine zersplitterte IT-Landschaft zusammenfügt werden, wodurch auch Freiräume für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschaffen werden können. Im Anschluss kann entweder RPA als permanente Lösung etabliert oder können Alternativen erarbeitet werden.

Die RPA-Tools auf dem Markt sind inzwischen ausgereift und können sowohl in der Cloud als auch als On-premises-Software eingesetzt werden. Im deutschsprachigen Raum haben sich vor allem drei Anbieter durchgesetzt, die uns immer wieder begegnen: UiPath, Blue Prism und Automation Anywhere.

Der Markt wächst jedoch noch stark und auch größere Softwareanbieter wie Microsoft (Power Automate Desktop) und SAP (SAP Intelligent Robotic Process Automation) sind inzwischen mit eigenen Lösungen vertreten. Jede Lösung hat dabei ihre eigenen Stärken und Schwächen, weshalb bereits bei der Toolauswahl darauf geachtet werden sollte, welche Lösung am besten zu den bestehenden Systemen und Prozessen im Unternehmen passt.

Insbesondere bei Versicherungen besteht durch den Einsatz von RPA ein großes Optimierungspotenzial. Häufig müssen Daten zwischen mehreren Systemen manuell übertragen werden. Die Verarbeitung von Schadensmeldungen ist ein solcher davon betroffener Prozess. Dabei kann eine Meldung in verschiedensten Formaten eingehen und das Erfassen der Daten im System ist ein Schritt mit besonders hohem manuellem Aufwand.

Mit Aisaac, unserer KI zur medienbruchfreien Dunkelverarbeitung, kann dieser Schritt fast vollständig automatisiert werden. Aisaac kann verschiedenste Dokumente analysieren und prozessbezogen bewerten. Durch den Wegfall der manuellen Bearbeitung sinken die Bearbeitungszeiten. Da somit mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten bleibt, kann der Kundenservice verbessert werden.

Die Anbindung an bestehende Systeme stellt jedoch manchmal eine Hürde dar, die mittels RPA überwunden werden kann. Im Rahmen eines Proof of Concepts kann der Mehrwert von Aisaac in Verbindung mit RPA gezeigt werden; Systemanpassungen sind hierbei nicht erforderlich. Ein weiterer Vorteil ist, dass mit RPA auch weitere Systeme in Folgeprozessen bedient werden können, ohne dass die Anbindung von Schnittstellen notwendig ist.

Immer mehr Versicherer setzen inzwischen auf RPA, um ihre Prozesse kostengünstig zu automatisieren. Durch die Prozessautomatisierung sind Versicherer u. a. in der Lage, die Servicezeit zu verkürzen und somit die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Gleichzeitig können durch den Wegfall von wiederkehrenden Aufgaben Kosten gesenkt und kann die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert werden. Auch nach der Corona-Pandemie wird der Trend zur Digitalisierung anhalten und es werden weiterhin effektive und günstige Lösungen zur Integration benötigt. In diesem Blogbeitrag haben wir nur ein Einsatzszenario von RPA beleuchtet. Falls ihr Fragen oder weiteres Interesse an den Themen Low Code, KI, RPA und/oder intelligente Prozessautomatisierung habt, sprecht uns gerne unter rpa@adesso.de an.

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Autor Allan Linke

Allan Linke ist Consultant bei adesso in der Line of Business Insurance mit Fokus auf RPA und Prozessautomatisierung. Sein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Integration von RPA in bestehende Systeme und der Anbindung von KI-Lösungen über RPA.

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Autor Ferhat Yildiz

Ferhat Yildiz ist Managing Consultant bei adesso und Experte rund um das Thema RPA. Seit 2018 begleitet er RPA-Projekte von der ersten Analyse bis hin zum Roll-out einer vollständigen RPA-Lösung. Aktuell leitet er den Aufbau eines Center of Excellence für RPA.

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