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Menschen von oben fotografiert, die an einem Tisch sitzen.

Einführung in S/4HANA Intelligent Situation Handling

Situation Handling bietet intelligente Unterstützung, indem es den User in die Lage versetzt, richtige Entscheidungen in kurzer Zeit zu treffen. Durch den zusätzlichen Einsatz von Algorithmen – etwa Machine Learning oder die SAP PAL Library – kann die systemseitige Unterstützung weiter ausgebaut werden. Durch die Verwendung von SAP S/4HANA Intelligent Situation Automation (ISA) können zusätzlich Regeln definiert werden, die den manuellen Aufwand weiter reduzieren. ISA ist übrigens aktuell nur für die SAP-Cloud-Plattform verfügbar.

SAP S/4HANA Intelligent Situation Handling steigert die Qualität und die Effizienz von Geschäftsprozessen, indem außergewöhnliche Umstände signalisiert und erweiterte Informationen zur sogenannten Situation Instance bereitgestellt werden. Anwendende können sich dadurch auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren und sind nicht gezwungen, wichtige Angelegenheiten – zum Beispiel auslaufende Verträge, ausstehende Genehmigungen, materielle Ausnahmen, fast verbrauchte Budgets oder ähnliches – manuell zu überwachen. SAP Situation Handling informiert User proaktiv über Problemstellungen, die ihre Aufmerksamkeit erfordern. Der End User wird per Notifikation im Fiori Launchpad auf eine ihm zugeordnete Situation aufmerksam gemacht. Zudem wird ihm die Option geboten, direkt auf das betreffende Objekt in der zugehörigen Anwendung abzuspringen, um dort die Situation zu lösen. In der Anwendung werden weiterführende Informationen zur Situation und deren Bearbeitung angezeigt. Wird Situation Handling außerdem mit intelligenten Ansätzen, wie zum Beispiel der SAP PAL Library, kombiniert, kann eine ganzheitliche Betrachtung der Situation hilfreich sein, um die Wurzel von Problemen zu identifizieren und eine optimale Lösung herzuleiten. Für die SAP-Cloud-Plattform kann SAP S/4HANA Situation Handling um SAP S/4HANA Intelligent Situation Automation erweitert werden. Dadurch wird es ermöglicht, Muster in Situationen zu erkennen, diese Muster durch Regeln abzubilden und automatisiert die optimale Lösung durch das System anwenden zu lassen.

Situation Handling Framework Konzept

Das Situation Handling Framework unterstützt dabei, dringende Business Issues an bestimmte Benutzergruppen heranzutragen. Diese sind dann in der Lage, durch sogenannte „Solution Proposals“ sofort und gegebenenfalls direkt auf die erhaltenen Benachrichtigungen zu reagieren. Dies beschleunigt die Bearbeitung spezifischer Situationen im Unternehmen immens und unterstützt zusätzlich bei wiederkehrenden Themen. Somit wird nicht nur der Umgang mit kritischen Geschäftsereignissen in Unternehmen verbessert, sondern außerdem die Reaktionszeit der bearbeitenden User. Außerdem kann der Lifecycle von Situationen in den betreffenden Apps nachverfolgt werden, wodurch die Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist. Durch den Einsatz von Automatisierung und maschinellem Lernen kann der Situationskontext analysiert werden. Das Situation Handling Framework kann dadurch behilflich sein, häufig wiederkehrende Ausnahmen zu identifizieren, um deren Lösung dann gegebenenfalls in die regulären Geschäftsprozesse einzugliedern oder den Prozess grundlegend zu verbessern.

Wie es funktioniert

(I) Für den End User

Der End User kann auf verschiedene Weise über eine Situation informiert werden. In konsumierenden Apps werden Situationen nach dem „Progressive Disclosure-Ansatz“ angezeigt. Das geschieht zum Beispiel durch die Anzeige von Symbolen in Listen, Zusammenfassung einer Situation in Pop-ups und Details auf einer situationsspezifischen Seite. Zusätzlich sehen End User Situationen in ihrem Verantwortungsbereich in der Fiori App „My Situations“. Sie können auch über SAP Fiori Launchpad-Benachrichtigungen und E-Mail informiert werden.

(II) Für den Key User

Der Key User kann Situationen in der Fiori App „Manage Situation Types“ auf der Grundlage vordefinierter Situationsvorlagen (sogenannte Situation Templates) definieren. Situationstypen können an die eigenen Geschäftsanforderungen angepasst werden, indem die Bedingungen verfeinert, Texte für Endbenutzer angepasst und Empfänger von Situationen über das integrierte Responsibility Management ausgewählt werden. Außerdem können sogenannte „Solution Proposals“ in Situationstypen definiert werden, die dem End User bei der Lösungsfindung unterstützen.

(III) Für die Führungskraft

Die Führungskraft erhält mit der Fiori App „Monitor Situations“ eine analytische Listenseiten-App, die einen Einblick in das Auftreten von Situationsinstanzen und deren Lifecycle bietet. Dabei werden zusätzlich alle relevanten Informationen zur Situation angezeigt. Dazu zählen zum Beispiel der Bearbeitungsstand, sofern gelöst, der Lösungsweg sowie auch der Weg des Users zur Situation.

Welche Arten von Situationen können zum Beispiel behandelt werden?

  • Informieren über bevorstehende Termine
  • Informieren über anstehende Aufgaben – beispielsweise Genehmigungen und Bestätigungen
  • Eine Kombination aus Automatisierung und maschinellem Lernen kann dazu beitragen, häufig wiederkehrende Ausnahmen zu identifizieren, um sie so in reguläre Geschäftsprozesse umzuwandeln
  • Auslaufende Verträge oder neue Verträge
  • Abweichende Anforderungen oder Fluktuationsraten

Vorteile von S/4HANA Intelligent Situation Handling

  • Situationen werden zu den richtigen Benutzergruppen gebracht, die Fiori-Interaktionen werden vollständig integriert, auf Benachrichtigungen wird sofort reagiert
  • Intelligente Unterstützung, um die richtigen Entscheidungen zu treffen
  • Überwachen und Anpassen der Situationen und permanente Überwachung der Geschäftsprozesse
  • Dringende oder wichtige Vorfälle werden automatisch identifiziert, Kunden werden in die Lage versetzt, durch intelligentes ERP die Qualität ihrer manuellen Geschäftsprozesse zu verbessern
  • Der Datenkontext von Situationen für erweiterte Analysen wird gesammelt und Automatisierung durch maschinelles Lernen wird ermöglicht
  • Die Nutzung der analytischen Daten zur kontinuierlichen Verbesserung des intelligenten ERP wird ermöglicht

Technische Informationen

Der Ausgangspunkt des Situation Handling sind die sogenannten „Situation Templates“. Zur Anlage eines solchen Situation Templates wird die „Situation Developer Workbench“ benötigt. Diese Fiori App ist aktuell nicht für End User erhältlich. Zurzeit können dadurch nur die von der SAP bereitgestellten Situation Types verwendet beziehungsweise angepasst werden.

Im nachfolgenden Abschnitt erklären wir euch kurz die technischen Hintergründe zu den Punkten Situation Template, Situation Type, Anchor- und Trigger-Objekte und Batch beziehungsweise Event triggered Situationen.

Allgemein wird durch die Kopie eines Situation Templates ein Situation Type erzeugt. Somit werden alle im Situation Template gepflegten Daten in den Situation Type übernommen. Im Situation Template werden zwei CDS Views festgelegt, die sogenannte „Anchor-“ und „Trigger Object View”. Diese beiden CDS Views bilden den Rahmen für das Situation Template beziehungsweise den Situation Type. Die Daten in den Views werden dazu verwendet, um zum einen die Kriterien festzulegen nach denen User per Notification benachrichtigt werden sollen und zum anderen für Informationen direkt in den Notifications zu sorgen. In den beiden CDS Views muss jeweils das gleiche Feld als Unique ID enthalten sein. Außerdem müssen die Unique IDs im Template gepflegt werden. Es ist möglich, für Trigger- und Anchor Object View die gleiche CDS View zu verwenden. Wird als Trigger Type „Event” verwendet, so muss für das Event ebenfalls eine Unique ID gepflegt werden. Bei Trigger Type „Batch“ werden nur die Felder für Trigger und Object Unique ID angezeigt.

Wird der Trigger Type „Batch“ verwendet und wurde der Job „SIT_TECH_JOB_BATCH_DAILY“ korrekt implementiert, erhalten User einmal täglich eine Notification, sofern die Kriterien im Situation Template beziehungsweise Type erfüllt werden.

Wird der Trigger Type „Event“ gewählt, wird nicht der zuvor genannte Job verwendet. Im Template muss dann die Klasse (CL) oder das Business Object Repository (BOR) Objekt hinterlegt werden, das für die Erzeugung des Events verantwortlich ist. Eine Situation wird immer genau dann ausgelöst, wenn ein Event erzeugt wird. Es ist außerdem möglich, Events in einer Event Queue zu sammeln und diese in definierten Zeiträumen zu triggern.

Im Template beziehungsweise Type können anschließend Kriterien gepflegt werden, nach denen die CDS Views abgefragt werden. Wird in der Trigger View ein Eintrag gefunden, der zu den festgelegten Kriterien passt, so wird eine Situation ausgelöst.

Die Empfänger der Notifications (also die End User) sowie die Texte und Lösungsvorschläge der Notifications werden im Situation Type gepflegt.

Technische Vorrausetzungen

Fiori App: Manage Situation Types (App ID F2947):

  • Ab S/4HANA 1809 oder S/4HANA Cloud 2008
  • Applikations Komponente: CA-SIT-WB
  • Business Rolle für Konfiguration: SAP_BR_BPC_EXPERT

Fiori App: Monitor Situations (App ID F3264):

  • Ab S/4HANA 1809 oder S/4HANA Cloud 2008
  • Applikations Komponente: CA-SIT-DA
  • Business Rolle für Konfiguration: SAP_BR_BPC_EXPERT

Fiori App: My Situations (App ID F4154):

  • Ab S/4HANA 1909 oder S/4HANA Cloud 2008
  • Applikations Komponente: CA-SIT-ENG
  • Business Rolle für Konfiguration: SAP_BR_EMPLOYEE_SITUATION

SAP Situation Handling verwendet das SAP Fiori Notifications Framework um Notifikationen für Business Situations im Fiori Launchpad anzuzeigen. Hierfür müssen die sogenannten Notification Channels zur Verwendung bereit stehen. Im nachfolgenden ein kurzer Leitfaden:

Notification Provider registrieren:

SPRO: SAP NetWeaver → Notification Channel → Notification Channel Provider Enablement → Administration → Notification Provider Einstellungen → Notification Provider registrieren

  • Provider ID: SIT_NOTIF_PROV
  • Provider Class: SIT_NOTIF_PROV
  • Provider ID: SIT_NOTIF_PROV_EXT
  • Provider Class: SIT_NOTIF_PROV_EXT

Notification Provider verwalten

SPRO: SAP NetWeaver → Notification Channel → Notification Channel Provider Enablement → Administration → Notification Provider Einstellungen → Notification Provider verwalten

  • Provider ID: SIT_NOTIF_PROV_EXT; Checkbox, um zu aktivieren
  • Provider ID: SIT_NOTIF_PROV (optional); Checkbox, um zu aktivieren

Für Batch Situationen sollten die folgenden technischen Jobs (TC: SJOBREPO) eingeplant werden:

  • SIT_TECH_JOB_BATCH_DAILY: Überprüft, ob es „batch“ Situation Types gibt und führt diese zur festgelegten Zeit aus
  • SIT_TECH_JOB_CLEAN_SIT_DATA: Leert-caching-Tabellen
Benötigte OData Services für das Situation Handling:

Objektbasierte Situations (TC: /IWFND/MAINT_SERVICE)

  • C_SITNINSTANCETP_CDS: Service für die App Reuse Library zur Situationsverarbeitung (Fiori-ID F3201). Das Situationsdetail wird in Geschäftsanwendungen angezeigt – je nach Anwendungsfall.
  • CA_SIT_PUWB_SRV: Service für die App, um Situationsarten zu verwalten (Fiori-ID F2947).
  • C_SITNINSTCEACTYMONITORING_CDS: Service für die App, um Situationsarten zu verwalten (Fiori-ID F3264).
  • C_SITNMYSITUATION_CDS: Service für die App Meine Situationen (Fiori-ID F4154) sowie nachrichtenbasierte Situations (TC: /IWFND/V4_ADMIN)
  • CA_SIT2_MST_SRV: Service um die App Situationsarten zu verwalten – meldungsbasiert (Fiori-ID F4592).
  • c_sitn2mysituation_v4: Service für die App Meine Situationen – meldungsbasiert (Fiori-ID F4537).

Fazit

SAP Situation Handling ist eine saubere und einfache Möglichkeit, den verantwortlichen User proaktiv auf ein anstehendes Problem aufmerksam zu machen. Es kombiniert Informationen darüber, wie der Benutzende vorgehen muss, um die Situation zu korrigieren. User können auf zuvor festgelegte Aktionen hingewiesen werden, die ausgeführt werden können, um das vorliegende Problem zu lösen. Außerdem können zusätzliche Informationen bereitgestellt werden, um qualitativ hochwertige Entscheidungen zur Lösung der Situation zu treffen.

Bild Marwah  Al Shwaiki

Autorin Marwah Al Shwaiki

Marwah Al Shwaiki arbeitet seit drei Jahren im SAP-Bereich bei adesso. Sie beschäftigt sich gerne mit den neuesten SAP S/4HANA-Technologien und aktuellen SAP-Trends.

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