Mit wenigen Klicks zum Urlaub und Zeitausgleich, die neue App von adesso Austria macht’s möglich

Das Procedere der Beantragung von Urlaub oder Zeitausgleich bei adesso lief bisher über eine Anfrage via E-Mail und dessen Freigabe durch den Vorgesetzten. Es fehlte ein einheitlicher Standard, der sowohl dem adesso-Management, den direkten Vorgesetzten als auch der Personalabteilung einen guten Überblick über Urlaub und Zeitausgleich der Teammitglieder gab.

„Wir haben in unserem Team viele innovative Köpfe mit einem enormen Tatendrang. Es braucht eine Lösung, es wird eine entwickelt und realisiert. Es ist wunderbar mitzuerleben, dass das Prinzip ‚gesagt, getan‘ bei uns gelebt wird. So entstand auch die App für unsere Urlaubs- und Zeitausgleichanträge, eine Lösung, die simpler und zeitsparender nicht sein könnte“, erzählt Reto Pazderka, Geschäftsführer adesso Austria.

Die beiden federführenden adessi entwickelten eine innovative und äußerst effiziente Lösung rund um die Urlaubs- und Zeitausgleichs-Anträge. Die Ziele waren: einen einheitlichen Prozess schaffen, der eine rasche Übersicht der aktuellen Anträge bietet und auch Spezialfälle wie die Regelung eines Sonderurlaubs beachtet, eine simple Antragsstellung mit nur wenigen Klicks für alle adessi sowie der Support der Personalabteilung.

Ein Klick und schon kann die Reisetasche gepackt werden

In der neuen App kann der Vorgesetzte mit nur einem Klick den Urlaub und den Zeitausgleich „genehmigen“ oder „ablehnen“. Hierfür erhält er eine E-Mail-Benachrichtigung sowie eine direkte Notification in Microsoft Teams, wo der Antrag entsprechend bearbeitet werden kann. Sobald einer der beiden Buttons gedrückt wird, läuft der Prozess: Das entsprechende E-Mail wird an den Antragsteller mit dem Status des Antrages versendet, gleichzeitig geht eine Kopie direkt an die Personalabteilung und die Information wird automatisch in die Excel-Tabelle der Urlaubs- und Zeitausgleichsanträge übertragen. Sollte der Vorgesetzte selbst im Urlaub sein, wird der Antrag selbstverständlich an die Vertretung zur Genehmigung weitergeleitet.

Weiters wurde von den beiden adessi eine Logik eingebaut, die es dem Geschäftsführer ermöglicht, offene Urlaubs- und Zeitausgleich-Anträge jederzeit in Vertretung zu genehmigen oder abzulehnen. Sollte ein Antrag abgelehnt werden, kann dies begründet werden. Diese Information geht ebenfalls an den Antragsteller und wird zeitgleich in die Excel-Tabelle eingespielt. Zusätzlich werden all diese Informationen auch in der App selbst dargestellt, um immer am aktuellsten Stand zu bleiben.

adesso und Microsoft PowerApps sind ein unschlagbares Team

Realisiert wurde die App für Urlaubs- und Zeitausgleichsanträge mithilfe der Microsoft Power Platform mit PowerApps und Power Automate, eine Applikation für Desktop und Smartphone. Der Pluspunkt von Microsoft PowerApps ist, dass kein umfangreiches Detail-Know-how als Softwareentwickler gefragt ist. „Bei Microsoft PowerApps handelt es sich um eine Low-Code Technologie. Das bedeutet, dass Funktionalitäten schneller bereitgestellt werden, weniger Arbeit in technische Grundlagen investiert werden muss und agile Arbeitsweisen unterstützt werden. Somit war es für mich als Student und Neuling im Bereich Softwareentwicklung ein Leichtes diese App eigenständig und in kurzer Zeit zu realisieren“, berichtet Dominik Jandl, Softwareentwickler bei adesso.

Neben der Funktionalität und der Realisierung des einheitlichen Standards gab es weitere Anforderungen zu erfüllen: das Design soll ansprechend und die Usability einfach sein. Weitere adessi wurden mit eingebunden, um auch dafür das beste Resultat zu liefern. „Ein Tipp: Bei der Entwicklung von PowerApps mittels Low-Code Technologie ist die rechtzeitige Definition von Design-Richtlinien wesentlich, das erleichtert alle weiteren Steps unheimlich“, informiert Dominik Jandl.

Die App ist bei adesso nach einer Probephase seit Anfang Mai 2021 im Einsatz und wird laufend weiterentwickelt.