Wien Süd schafft Wohnraum und gemeinsam mit adesso die Digitalisierung von tausenden Eingangsrechnungen

Wien | 15. September 2020

Wien-Süd, Wohnbaugenossenschaft und eines der ältesten traditionsreichsten Wohnbauunternehmen in Österreich, startet eine Digitalisierungsinitiative in enger Partnerschaft mit adesso Austria – aufgrund steigender Kundenanforderungen, immer komplexeren Strukturen und sich laufend ändernden gesetzlichen Bestimmungen.

Wien-Süd trat die digitale Reise im Jahr 2018 an

Das 20köpfige Team der Finanzbuchhaltung der Wien-Süd bearbeitet pro Jahr über 50.000 Eingangsrechnungen von unterschiedlichen Lieferanten und Partnern. Diese Eingangsrechnungen müssen auf formelle und materielle Korrektheit geprüft werden. Bis Anfang 2018 wurden diese Aufgaben noch vollständig händisch erledigt. Die Umstellung auf einen Scanprozess und die Vergabe von Barcodes zur Verknüpfung der Rechnungen mit dem jeweiligen Vorgang im ERP-System brachten erste Erleichterungen.

Wien-Süd wächst stetig, während es vor zwanzig Jahren etwa 40 Unternehmen zu managen galt, sind es heute 140 und jedes Jahr kommen weitere hinzu. Die Finanzabteilung ist mit einer steigenden Komplexität der Strukturen konfrontiert. Es braucht eine digitale Lösung. Die Fehlerquoten im bisherigen Barcode-Prozess mussten reduziert, die Effizienz im gesamten Rechnungsverarbeitungsablauf gesteigert und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlastet werden. Mit adesso Austria als Digitalisierungspartner an Bord wurde auf Basis von Ephesoft Transact die ideale Lösung für Wien-Süd implementiert.

Mittels Ephesoft Transact wird die gesamte formale Rechnungsprüfung automatisiert. Dies führt zu einer erheblichen Entlastung des gesamten Teams und zur Steigerung der Produktivität, denn viele Eingangsrechnungen mussten an verschiedenen Stellen korrigiert werden – sei es aufgrund geänderter Bankverbindungen, inkorrekter Adressinformationen oder weiterer relevanter Details. Eine solide, fehlerfreie Stammdatenpflege ist der Schlüssel zum Erfolg.

Nachdem die Teams von Wien-Süd und adesso Anfang Februar 2019 die Roadmap für das Transformationsprojekt erstellt und in Angriff genommen hatten, konnte der „Go Live“ nach erfolgreicher Implementierung von Ephesoft Transact bereits im Dezember 2019 erfolgen – mit der Unterstützung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Wien-Süd.

„Mit der neuen digitalen Lösung konnten wir während der Hochphase der Corona-Pandemie den Rechnungseingangsprozess am Laufen halten. Dank des nunmehr ortsunabhängigen Ablaufs brauchte lediglich ein Kollege in die Zentrale fahren, um einmal täglich sämtliche Dokumente einzuscannen. Den gesamten weiteren Prozess konnten die Kollegen und ich aus den Homeoffices mittels Web-Zugriff auf Ephesoft Transact erledigen“, erzählt Beate Braun, Assistenz Leitung FIBU bei der Wien-Süd.


Beate Braun, Assistenz Leitung FIBU bei der Wien-Süd

Mehr als 85 Prozent aller Rechnungen laufen über den neuen Prozess

Wien-Süd konnte schon in den ersten sechs Monaten die Fehlerquote mittels Ephesoft Transact auf 7,12 Prozent reduzieren – bereits 85,81 Prozent aller Rechnungen laufen über den neuen Prozess. Nur ein paar wenige Ausnahmen müssen aktuell noch händisch verarbeitet werden.

Fortsetzung der digitalen Reise

Die digitale Reise und die Zusammenarbeit von Wien-Süd und adesso Austria werden bereits fortgesetzt: Zukünftig sollen Lieferanten ihre Rechnungen als PDF-Dokumente digital einreichen, sodass auch das Scannen wegfällt und mittelfristig werden sämtliche Eingangsrechnungen über das neue System automatisiert abgewickelt.

„Im nächsten Schritt planen wir in enger Zusammenarbeit mit dem Team der Finanzbuchhaltung Wien-Süd Ephesoft Transact auf die Bereiche Baudokumente und Posteingang auszurollen. Damit das Wien-Süd-Team auch hier von den zahlreichen Vorteilen profitiert, die sich bereits in der Rechnungseingangsverarbeitung gezeigt haben“, freut sich Reto Pazderka, Geschäftsführer adesso Austria, über die weitere Zusammenarbeit mit Wien-Süd.


Reto Pazderka, Geschäftsführer adesso Austria

Sie haben Fragen?

Karin Thiel, Verantwortliche Marketing & Kommunikation, freut sich auf Ihre Kontaktaufnahme!

Tel: +43 1 219 87 90-0

Presseservice

Hier finden Sie ergänzende Materialien und Hintergrundinformationen.

  • adesso.at
  • News
  • Presse
  • Wien Süd schafft Wohnraum und gemeinsam mit adesso die Digitalisierung von tausenden Eingangsrechnungen

Diese Seite speichern. Diese Seite entfernen.

C71.898,22.5,97.219,25.136,96.279,52.11z"/>