Wien-Süd, Wohnbaugenossenschaft und eines der ältesten traditionsreichsten Wohnbauunternehmen in Österreich, startet eine Digitalisierungsinitiative in enger Partnerschaft mit adesso Austria – aufgrund steigender Kundenanforderungen, immer komplexeren Strukturen und sich laufend ändernden gesetzlichen Bestimmungen.
Wien-Süd trat die digitale Reise im Jahr 2018 an
Das 20köpfige Team der Finanzbuchhaltung der Wien-Süd bearbeitet pro Jahr über 50.000 Eingangsrechnungen von unterschiedlichen Lieferanten und Partnern. Diese Eingangsrechnungen müssen auf formelle und materielle Korrektheit geprüft werden. Bis Anfang 2018 wurden diese Aufgaben noch vollständig händisch erledigt. Die Umstellung auf einen Scanprozess und die Vergabe von Barcodes zur Verknüpfung der Rechnungen mit dem jeweiligen Vorgang im ERP-System brachten erste Erleichterungen.
Wien-Süd wächst stetig, während es vor zwanzig Jahren etwa 40 Unternehmen zu managen galt, sind es heute 140 und jedes Jahr kommen weitere hinzu. Die Finanzabteilung ist mit einer steigenden Komplexität der Strukturen konfrontiert. Es braucht eine digitale Lösung. Die Fehlerquoten im bisherigen Barcode-Prozess mussten reduziert, die Effizienz im gesamten Rechnungsverarbeitungsablauf gesteigert und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlastet werden. Mit adesso Austria als Digitalisierungspartner an Bord wurde auf Basis von Ephesoft Transact die ideale Lösung für Wien-Süd implementiert.
Mittels Ephesoft Transact wird die gesamte formale Rechnungsprüfung automatisiert. Dies führt zu einer erheblichen Entlastung des gesamten Teams und zur Steigerung der Produktivität, denn viele Eingangsrechnungen mussten an verschiedenen Stellen korrigiert werden – sei es aufgrund geänderter Bankverbindungen, inkorrekter Adressinformationen oder weiterer relevanter Details. Eine solide, fehlerfreie Stammdatenpflege ist der Schlüssel zum Erfolg.
