Die Anforderungen an die Lösung bestanden insbesondere in:
dem effektiven gemeinsamen Arbeiten am gesamten Dokumentenbestand
der schnellen Auffindbarkeit von benötigten Unterlagen
der revisionssicheren Archivierung
der Unterstützung von dokumentenbasierten Workflows
der nahtlosen Integration in die bestehende IT-Landschaft mit Microsoft Office 2007 und Lotus Notes.
adesso hat eine maßgeschneiderte Lösung für diese Anforderungen auf Basis von Microsoft SharePoint Server zum Festpreis angeboten. Nach einer gemeinsam durchgeführten Feinspezifikationsphase und der Erarbeitung eines Detailkonzeptes erfolgte die Umsetzung durch adesso.
Diese bringt der EAA mehrere Vorteile:
Unternehmensweite Transparenz
Alle autorisierten Benutzer haben jederzeit Einblick in die von ihnen benötigten Dokumente. Es wird ein sogenannter „Single Point of Truth“ bereitgestellt, der durch eine Volltextsuche basierend auf OCR-Funktionen zugänglich gemacht wird.
Verbesserte Grundlage für unternehmensübergreifende Entscheidungen
Die Einführung eines „Single Point of Truth“ für alle Dokumente und die Teil-Automatisierung von Entscheidungsprozessen mit Hilfe von Workflows vereinfachen den Geschäftsalltag.
Überwachung und verbesserte SLA-Konformität
Durch die Anbindung eines externen Reporting/Tracking-Systems wird die Leistung der Service-Partner bei der Bereitstellung von Dokumenten anhand definierter Service Level Agreements (SLAs) gemessen.
Verbesserte Compliance
Dank der revisionssicheren Archivierung werden Entscheidungen und Aktionen automatisch dokumentiert und verfolgt, was die Unternehmensführung, das Risikomanagement und die Einhaltung regulatorischer Anforderungen verbessert.