Working from 9 to 5 – Was das (agile) PMO in dieser Zeit schafft

Was ist ein Project Management Office?

Im Allgemeinen ist das PMO Teil des Projektmanagements und sollte – wenn in Unternehmen vorhanden – projektübergreifend eingesetzt werden. Das bedeutet, ein PMO wird als eine zentrale Anlaufstelle für die Steuerung, Überwachung und Verwaltung von Projekten eingesetzt. Zudem ist das PMO dafür verantwortlich, standardisierte Prozesse, Methoden und Werkzeuge bereitzustellen sowie eine zentrale Ressourcenplanung anzuwenden, um etwaige Engpässe vorzeitig zu beheben.

Ein PMO steht den Projektverantwortlichen beratend zur Seite, indem einheitliche Standards etabliert und Projektverantwortliche geschult werden. Es kann sowohl im klassischen als auch agilen Umfeld zum Einsatz kommen. Hier unterscheiden sich die Aufgaben und Handlungsweisen voneinander.

Das Project Management Office im klassischen Umfeld

Das PMO im klassischen Umfeld bewahrt den Überblick über alle Projekte. Es schafft somit Transparenz in Form des Controllings und/oder Berichtswesens, analysiert Prozesse und identifiziert Verbesserungspotentiale. Das klassische PMO gibt damit Standards zum unternehmensweiten Projektmanagement und zur Projektdurchführung, aber auch zur Qualitätssicherung der Projektdokumentationen vor. Das Berichtswesen erfolgt zumeist an die Unternehmensleitung.

Das Project Management Office hat also eine strategische und administrative Rolle im Unternehmen. Diese Rolle ist enorm wichtig, da dadurch Risiken durch Standards in Prozessen, Methodiken und Projektdurchführungen gemindert werden.

Typische Aufgaben des klassischen PMOs sind:

• die Gewährleistung eines einheitlichen Standards zum Projektmanagement,
• die Qualitätssicherung von Dokumentationen, Prozessen und/oder Abläufen,
• die Analyse und Sicherstellung der Projektstandards,
• die administrative Unterstützung - etwa Controlling oder Berichtswesen - und
• die unternehmensweite Ressourcenplanung in den Projekten.

In heutigen Projekten wird in absoluter Mehrheit nicht mehr die klassische Vorgehensweise im Projektmanagement angewendet, sondern die agile Vorgehensweise. Diese hat die Vorteile, dass Ergebnisse schneller auf den „Markt“ gebracht und durch das häufige Feedback der Kunden direkt angepasst werden können.

Doch wie hat in der agilen Welt noch ein strukturiertes PMO Platz? Wie kann das PMO in der agilen Welt verankert werden? Um diese Fragen zu klären, betrachten wir das agile PMO im Nachfolgenden genauer.

Wie ist das Project Management Office im agilen Umfeld verankert?

Das agile PMO sollte als eine neue Rolle beziehungsweise Funktion angesehen werden, die ihre Aufgaben und Verantwortungsbereiche vom klassischen Bereich auf die Agilität anpassen muss. Das hört sich wahrscheinlich leichter an als es am Ende ist – schließlich kennen alle, die schon im Bereich der Agilität unterwegs waren, das agile Manifest.

Dort heißt es bekanntlich, dass die Individuen und Interaktionen wichtiger sind als Prozesse und Werkzeuge, aber auch dass die funktionierende Software mehr zählt als umfangreiche Dokumentationen. Wie kann also eine eigentlich so starre und administrative Funktion wie das PMO flexibel werden?

Ganz einfach: Selbst im agilen Umfeld existieren Dokumentationen und Prozesse, die durchlaufen werden müssen. Hierbei kann das agile PMO unterstützen, indem es die unterschiedlichen Projektteams auf die neue agile Arbeitsweise vorbereitet beziehungsweise coacht und bei der Einführung von neuen Werkzeugen berät und unterstützt. Ebenso kann das agile PMO bei der Beseitigung von Hindernissen oder Konflikten helfen und beraten. Daher kann behauptet werden, dass das agile PMO mehr eine beratende, als eine administrative Rolle wie im klassischen Umfeld annimmt. Es ist somit als ein unternehmensweiter Scrum Master anzusehen. Dieser Scrum Master übernimmt auch die übergreifende Kommunikation mit den Stakeholdern und der Projektleitung, um eine Priorisierung der Ressourcen durchzuführen und damit eventuelle Interessenkonflikte zu vermeiden.

Zusammengefasst sind die typischen Aufgaben des agilen PMOs folgende:

• Bereitstellung von Best Practices (Methoden und Werkzeuge)
• Übergreifende Kommunikation mit den Stakeholdern
• Unterstützung/Coaching des Teams im Umgang mit der agilen Arbeitsweise
• Priorisierung der Ressourcen und Projekte
• Vermeidung von Interessen-Konflikten/Beseitigung von Hindernissen

Fazit

In agilen Projekten nimmt das PMO eine andere Rolle ein als im klassischen Projektmanagement. Wie wir gesehen haben, nimmt das klassische PMO eher eine kontrollierende Rolle ein, als das agile PMO. Dieses ist mehr eine beratende Funktion und ist stärker in die Prozesse eingebunden, da eine starke Kommunikation stattfindet.

Je nach Projektumfeld muss jedoch jedes Unternehmen selbst entscheiden, wie die Projektdurchführung abgewickelt werden soll – klassisch oder agil. Beide Formen haben aber jedenfalls ihren gerechtfertigten „Platz“ im Projekt.

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