Enterprise Information Management (EIM)

adesso unterstützt Sie bei der Umsetzung Ihrer EIM-Strategie, denn die Liste der Herausforderungen ist lang:

• Sie haben Altsysteme, die Informationssilos erzeugen.
• Sie haben Sicherheitsbedenken, unter anderem aufgrund von Mitarbeitern, die für ihre Arbeit Cloud-Services verwenden, die eigentlich für Endverbraucher konzipiert sind.
• Sie müssen Compliance-Vorgaben vor dem Hintergrund vielfältiger und globaler Regularien einhalten.
• Sie brauchen die Befähigung der Belegschaft, Teamarbeit und Social Business.
• Sie haben mobiles Internet, Social Media und eine Cloud, die zwar Probleme lösen, gleichzeitig aber auch neue schaffen.
• Sie haben hohe Erwartungen – sowohl an die Benutzerfreundlichkeit und Leistungsfähigkeit als auch an die Dauer vom Bedarf bis zur Lösung.

Was versteht man unter DMS?

Unter DMS werden sowohl Archivsysteme als auch solche Systeme verstanden, die Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus – also von der Erstellung, der gemeinschaftlichen Bearbeitung im Team, über die revisionssichere Archivierung und bis hin zur Löschung (nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, sofern eine solche einzuhalten ist) – verwalten können.

Dokumentenmanagement ist aber kein ein eigenständiges System, sondern vielmehr eine Kernfunktion eines Enterprise-Content-Management-Systems. Dabei unterstützt und vereinfacht DMS unternehmensweite Arbeitsvorgänge und -prozesse, die Dokumente unterschiedlichsten Formats beinhalten.

Typische Funktionen, wie z.B. Versionierung, Check-in/Check-out oder Metadatenverwaltung, ermöglichen die kontextbezogene Erstellung, Verwaltung, kollaborative (parallele) Bearbeitung sowie die umfassende und zielgerichtete Suche nach „lebenden“ Dokumenten im gesamten Unternehmen.

Als Bestandteil eines modernen ECM-Systems begleitet das Dokumentenmanagement den kompletten Lebenszyklus eines Dokumentes.

Business Process Management

BPM stellt einen systemischen Ansatz dar, der sowohl automatisierte als auch nicht-automatisierte Prozesse erfassen kann.

Im Gegensatz zur klassischen Produktion führt die Automation von Büroarbeit nicht zwangsläufig zu mehr Effizienz. Nur da, wo sich die Abfolge von Routinearbeiten genau beschreiben lässt, funktioniert dies – wie beispielsweise bei der Rechnungsprüfung und –freigabe. Dort, wo Entscheidungen getroffen werden müssen, erweisen sich zu eng definierte Prozessmodelle als nachteilig, sodass keine Automation stattfinden kann. Hier müssen Wissensarbeiter („Knowledge Worker“) die Oberhand behalten, um anhand ihrer Erfahrungen und Kompetenzen Beurteilungen vorzunehmen und Handlungsanweisungen zu geben. Deshalb muss es noch ein weiteres Prozessmodell geben, das nicht den Prozess an sich in den Mittelpunkt stellt, sondern den Fall („Case“), für den etwas erreicht werden soll; das kann ein Kunde, Projekt, Auftrag oder eine Beschwerde sein. Mit Business Process Management ist beides möglich.

Automatisierte Eingangsverarbeitung mit Ephesoft Transact

Die schiere Masse täglich eingehender Dokumente über unterschiedliche Kanäle (Post, E-Mail, Fax, Web) belasten Geschäftsprozesse, sofern diese nicht zeitnah dem richtigen Empfänger im Unternehmen übermittelt werden können. Häufig müssen eingehende Dokumente mehreren Mitarbeitern und Abteilungen zur Kenntnis gebracht werden. Mit konventioneller Post- und E-Mail-Verteilung lässt sich das nur schwer realisieren.

Mit Ephesoft Transact lässt sich der gesamte Post-, E-Mail- und Faxeingang eines Unternehmens automatisiert erfassen und verteilen. Eingescannte Papierdokumente und elektronische Dokumente werden innerhalb eines Prozesses zusammengeführt und so der Medienbruch beseitigt. Dabei handelt es sich keinesfalls um eine Lösung, die nur in Großunternehmen zum Einsatz kommt, sondern zunehmend auch Verbreitung im Mittelstand findet.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Die Transport- und Liegezeiten fallen weg.
• Alle Dokumente stehen medienbruchfrei unmittelbar nach Eingang im Sach- sowie Vorgangszusammenhang zur Bearbeitung bereit.
• Die Vorgangsbearbeitung wird deutlich beschleunigt.
• Die Dokumente werden einem Vorgang zugeordnet, über den alle weiteren Informationen direkt abrufbar sind.

Verarbeitet werden dabei alle Dokumentenarten: Strukturierte Dokumente (Formulare), schwach strukturierte Dokumente (z.B. Rechnungen, Lieferscheine, etc.) und unstrukturierte Texte, die speziell bei E-Mail-Kommunikation oder allgemeiner Korrespondenz anfallen.

Zusammen mit Ephesoft bietet adesso die einzige Dokumentenerfassung am Markt, die sich flexibel in Systeme für ERP, CRM und DMS integrieren lässt. So findet Ephesoft Transact schnell Zuspruch bei den Anwendern.

Ephesoft Transact

Ephesoft Transact ist die führende SaaS-Plattform für intelligentes Input Management. Die Anwendung ist in der Cloud oder lokal installiert verfügbar und bietet die Möglichkeit, Dokumente automatisiert zu verarbeiten, zu klassifizieren, Informationen zu extrahieren, zu validieren und zu exportieren. Basierend auf einer patentierten Technologie für Supervised Machine Learning in der Klassifizierung erzielen Unternehmen so ein Maximum an Effizienz, Zuverlässigkeit und Nutzen. Ephesoft Transact ist die einzige 100% browserbasierte Capture-Lösung, ist für AWS sowie Azure zertifiziert und unterstützt RESTful APIs. Die Java-basierte, offene Architektur, die branchenspezifische Werkzeuge nutzt, stellt sicher, dass Sie nicht an proprietäre Technologien gebunden sind. Ephesoft Transact ermöglicht Kosteneinsparungen von bis zu 80% aufgrund von Prozessoptimierungen, die Bearbeitungszeit reduziert sich um rund 67% und der Durchsatz steigt um ca. 90%.

Durch automatisierte Datenerfassung, Klassifizierung und Datenextraktion können Sie wertvolle Informationen sofort nutzen und Ihre Prozesse beschleunigen – egal ob im Finanzwesen, bei zentralen Poststellen, zur Abwicklung von Versicherungsansprüchen oder bei der Rechnungseingangsverarbeitung oder der Auftragsabwicklung.